各系、各班级：

现将《澳门太阳集团9728网网址学生档案管理实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。

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2021年6月15日

澳门太阳集团9728网网址学生档案管理实施细则

第一章 总 则

第一条 为提高学院学生档案工作质量和管理水平，逐步实现学生档案管理规范化、标准化，充分发挥学生档案在学生日常教育管理以及推荐就业等方面的作用，依据《高等学校档案管理办法》，根据学校相关文件精神，结合学院实际，特制定本细则。

第二条 学院具体管理本学院学生的档案，接受学生处（研究生院）的业务指导和监督。

第三条 学生档案管理工作要坚持真实、安全、保密的原则，确保学生档案材料完整、准确、系统和有效。

第二章 职 责

第四条 贯彻执行校学生档案管理工作的政策和规定，完成相应的档案管理任务。

第五条 落实专人和专用场地负责学生档案管理工作。

第六条 负责接收、整理、分类、统计、保管本院学生档案，建好学生档案台帐、学生信息数据库。

第七条 负责新生档案的建档工作。

第八条 根据学生学籍变动情况，做好档案的重新分类归档工作。

第九条 负责因各种原因终止学籍、转学学生的档案转递和学生政审的档案转递等工作。

第十条 完成毕业生档案材料的整理和转递及毕业后档案托管等事宜。

第十一条 配合相关部门做好学生档案的查阅工作。

第三章 归档材料

第十二条 学生档案的种类

（一）学生中学（大学）时期档案

（二）学生学籍档案

（三）学生党团组织档案

（四）经济困难学生档案

（五）学生奖惩档案

（六）毕业生档案

第十三条 新生档案在学生正式报到注册后建立。新生归档材料主要包括《浙江海洋大学学生入学信息表》、新生原中学（大学）或招生等部门转来的归档材料，并同时建立新生电子信息数据库。

依据新生档案和其他材料，学院要对新生资格进行审查。发现弄虚作假的，应及时向招生部门报告；发现档案材料不齐全的，应及时向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注，并在档案移交时进行说明。

第十四条 学生在校期间应归档材料的范围

（一）学生的奖惩材料

（二）学生的党、团组织材料

（三）学生在校期间的成绩表及相关材料

（四）学生助学贷款材料

（五）学籍卡

（六）学生的体检材料

（七）毕业生登记表

（八）毕业生就业报到证第二联

（九）其它经学校审定认为有必要归档的材料

第十五条 学生档案材料的归档要求

（一）凡按规定应由个人填写的归档材料，本人必须如实填写。

（二）凡按规定应由个人填写的归档材料，在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，未经批准不得擅自更改。

（三）归档材料的内容在填写过程中必须认真书写，字迹要清楚、工整，书写要正确规范，一律使用黑色钢笔或签字笔填写。

（四）归档材料必须齐全、完整，并按规定办理移交手续。

第十六条 学生档案材料归档时间为：

（一）学院的所有档案应当在次学年寒假前整理归档；

（二）毕业生档案应当在当学年6月底前归档。

第十七条 学院应当对学生档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第十八条 学院应当对所存学生档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，如遇有特殊情况，应当立即向相关部门报告，及时处理。

第四章 档案转递

第十九条 因各种原因终止学籍的学生档案（以学校发文文件为准），由学校转递到学生家庭所在地劳动社会保障局人才交流中心；若要再次参加高考的学生，其档案则转到家庭所在地教育局招生办。

第二十条 毕业前报考硕士或博士研究生、公务员等需要调档政审的学生档案，按拟招生录用单位的调档通知书转递。

第二十一条 学生毕业离校后，应及时将已派遣的毕业生档案按学校派遣计划和转档要求，及时寄至相关管理部门或单位。

第二十二条 凡需要转递档案的学生，由学院准确填写《学生档案转移存根》和《学生档案转递通知单》，《学生档案转递通知单》与档案袋内其他材料一同转出，并及时索回《学生档案转递通知单》回执。办理完档案转移手续后，《学生档案转移存根》由学院保存。

第二十三条 因转学、退学、毕业、开除学籍，报考研究生以及公务员等需要转递档案的学生，经学院材料整理、学生处评审后，方可办理转递手续。

第二十四条 凡未办理离校手续的学生，学校不予办理档案转递手续。

第五章 档案管理

第二十五条 学生档案管理必须健全、规范。

第二十六条 学院必须派专职人员负责学生档案的管理。

第二十七条 学生档案的存放应以班级为单位、以学号为顺序，存放地点要安全可靠。

第二十八条 学生档案因休学、复学、转专业、保留学籍、调整学业进程、延学等有变动：

（一）档案中要放入休学、复学、转专业、保留学籍、调整学业进程、延学等文件。

（二）在档案变动后，需在每个班级档案汇总表上做更新。

（三）在档案变动后，在相应的休学、复学、转专业、保留学籍、调整学业进程、延学等汇总记录表中要及时更新。

（四）学生有档案查阅，需要填写“学生档案查阅登记表”。

（五）根据档案变动后，及时更新学生信息数据库。

第二十九条 若需查阅学生档案，需见相关证明及同意后方可查询。查阅时不得涂改内容，不得损坏档案材料，不得查阅与其无关的他人档案。

第三十条 学生档案及归档材料移交时必须当面点清、核查，并做好登记。

第三十一条 学生档案管理中严禁弄虚作假，严禁学生或其他个人私自携带、领取学生档案。

第六章 附 则

第三十二条 本办法由学院学生工作办公室负责解释，自颁布之日起施行。

澳门太阳集团9728网网址办公室 2021年6月15日印发